Tässä tietosuojaselosteessa (jäljempänä Seloste) kuvataan, miten TilvIA Oy käsittelee henkilötietojasi, kun käytät TilvIA-palvelua (jäljempänä Palvelu). Selosteesta ilmenee, mitä henkilötietoja käsittelemme, millä oikeusperusteella, kenelle niitä luovutetaan, kuinka kauan niitä säilytetään ja mitkä ovat oikeutesi.
Seloste kuvaa myös sen, miten käsittelemme asiakkaidemme Palveluun tallentamia henkilötietoja silloin, kun toimimme henkilötietojen käsittelijänä asiakkaan lukuun. Näiden tietojen rekisterinpitäjä on asiakasyritys itse. Käsittelemme niitä ainoastaan asiakkaan ohjeiden mukaisesti, ja käsittelyn ehdoista on sovittu käyttöehtojen liitteenä olevassa henkilötietojen käsittelysopimuksessa. Selosteen kohdat 7, 8, 9 ja 10 kuvaavat myös tällaista käsittelyä.
Jos tietosi ovat Palvelua käyttävän yrityksen kirjanpidossa, ota yhteyttä kyseisen yrityksen tietosuojavastaavaan ja/tai pääkäyttäjään. Kyseinen yritys päättää tietojesi käsittelystä, ja me avustamme sitä vastauksen antamisessa.
Henkilötiedoilla tarkoitetaan tietoja, jotka voidaan yhdistää sinuun suoraan tai epäsuorasti. Pelkästään yritystä koskeva tieto ei ole henkilötieto. Yksityisen elinkeinonharjoittajan yritystiedot ovat kuitenkin usein samalla henkilötietoja, ja yrityksen edustajan nimi ja yhteystiedot ovat aina henkilötietoja.
Käsittelemme henkilötietoja vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin. Jokaiselle käsittelylle on oikeusperuste:
| Käsittelyn tarkoitus | Oikeusperuste |
|---|---|
| Palvelun tuottaminen: kirjanpito, laskutus, palkanlaskenta, raportointi ja viranomaisilmoitusten valmistelu | Sopimuksen täytäntöönpano |
| Tekoälytoiminnot (AIla) | Suostumus |
| Tilausten hallinta, käyttömäärien seuranta ja laskutus | Sopimuksen täytäntöönpano |
| Palvelua koskeva viestintä ja tukipyyntöihin vastaaminen | Sopimuksen täytäntöönpano |
| Oman kirjanpitomme ja muiden lakisääteisten velvoitteidemme hoitaminen | Lakisääteinen velvoite |
| Palvelun tietoturva, häiriöiden selvittäminen ja väärinkäytösten estäminen | Oikeutettu etu |
| Palvelun kehittäminen anonymisoidun ja tilastollisen tiedon pohjalta | Oikeutettu etu |
| Omien palveluidemme markkinointi asiakkaillemme | Oikeutettu etu |
Oikeutettuun etuun perustuvassa käsittelyssä olemme arvioineet, etteivät sinun oikeutesi ja vapautesi syrjäytä tätä etua. Saat arviota koskevia lisätietoja pyynnöstä.
Emme myy henkilötietoja kolmansille osapuolille emmekä käytä niitä profilointiin tai mainonnan kohdentamiseen. Voit kieltää suoramarkkinoinnin milloin tahansa ilmoittamalla siitä osoitteeseen tietosuoja@tilvia.app.
Kirjautumis- ja yritystietojen antaminen on edellytys Palvelun käyttämiselle. Ilman niitä sopimusta ei voida täyttää.
Emme pääsääntöisesti käsittele erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja. Palkanlaskennan yhteydessä Palveluun voi kuitenkin tallentua kahdenlaista tällaista tietoa. Ensinnäkin työntekijän poissaoloja koskevat tiedot, kuten palkattomien sairauspäivien lukumäärä. Toiseksi ammattiliiton jäsenmaksun perintä, joka kertoo työntekijän kuuluvan ammattiliittoon. Molemmat asiakas syöttää työnantajan roolissa, ja käsittely perustuu työnantajan lakisääteisiin velvoitteisiin työsuhteessa. Emme käsittele terveydentilaa koskevia tietoja, kuten diagnooseja.
Henkilötunnuksia käsittelemme vain palkanlaskennassa ja lakisääteisissä ilmoituksissa, eli tietosuojalain 29 §:n edellyttämässä laajuudessa.
Saamme tiedot pääsääntöisesti sinulta itseltäsi ja Palvelun käytöstä. Lisäksi saamme tietoja seuraavista säännönmukaisista tietolähteistä valtuutuksellasi tai toimeksiannostasi:
Kaksi viimeksi mainittua hakua tehdään suoraan selaimestasi, jolloin kyseiset palvelut näkevät laitteesi IP-osoitteen.
AIla on Palveluun sisältyvä tekoälyavustaja. Sen käyttäminen edellyttää suostumustasi, jonka annat ja peruutat Palvelun asetuksista. Ilman suostumusta tekoälytoiminnot eivät ole käytettävissä, ja teet kirjaukset itse.
Tekoälypalvelulle välitetään tositteita sekä tapahtumien kuvauksia, summia ja tilikonteksti. Henkilötunnuksia ei välitetä. Kun luetat kuitin tai laskun, tosite välitetään sellaisenaan, jotta sen sisältö voidaan tunnistaa.
Käsittelyn suorittaa lukuumme Anthropic, PBC, jonka kanssa olemme tehneet henkilötietojen käsittelysopimuksen. Aineistoa ei käytetä tekoälymallien kouluttamiseen.
AIla tuottaa ehdotuksia, joita et ole velvollinen hyväksymään. Viranomaisilmoituksista kerrotaan sinulle aina etukäteen ennen lähetystä, ja voit perua yksittäisen lähetyksen tai kytkeä automaation pois käytöstä asetuksista; voit myös aina lähettää ilmoitukset itse. Palvelussa ei tehdä sellaista pelkästään automaattiseen käsittelyyn perustuvaa päätöksentekoa, jolla olisi sinua koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaisi sinuun vastaavalla tavalla merkittävästi.
Käytämme Palvelun tuottamisessa palveluntarjoajia, jotka käsittelevät henkilötietoja lukuumme henkilötietojen käsittelysopimusten nojalla:
| Palveluntarjoaja | Tehtävä | Käsittelyn sijainti |
|---|---|---|
| Supabase, Inc. | Tietokanta- ja tunnistautumispalvelu | Saksa (Frankfurt) |
| Vercel, Inc. | Sovellusalusta | Palvelintoiminnot EU:ssa, jakeluverkko maailmanlaajuinen |
| Hetzner Online GmbH | Varmuuskopioiden tallennuspalvelu | Suomi (Helsinki) |
| Anthropic, PBC | Tekoälypalvelu | Yhdysvallat |
| Cloudflare, Inc. | Kirjautumisen robottitunnistus | Yhdysvallat |
| Visma Solutions Oy | Verkkolaskuoperaattori | Suomi |
| Enable Banking Oy | Tilitietopalvelu | Suomi |
| HeiGIT gGmbH | Kartta- ja reitityspalvelu | Saksa |
| Stripe Payments Europe, Ltd. | Maksunvälityspalvelu | Irlanti ja Yhdysvallat |
| Resend, Inc. | Sähköpostien lähetyspalvelu | Yhdysvallat |
Lähetämme toimeksiannostasi ilmoituksia Verohallinnolle ja tulorekisteriin. Palkkailmoitukset sisältävät työntekijöiden henkilötunnukset. Viranomaiset toimivat näiden tietojen osalta itsenäisinä rekisterinpitäjinä.
Luovutamme henkilötietoja lisäksi silloin, kun laki sitä edellyttää tai kun se on tarpeen oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Yritysjärjestelyn yhteydessä henkilötiedot voivat siirtyä järjestelyn osapuolelle. Pidämme palveluntarjoajia koskevan luettelon ajan tasalla ja ilmoitamme olennaisista muutoksista etukäteen.
Käsittelemämme henkilötiedot sijaitsevat pääsääntöisesti EU:n tai Euroopan talousalueen sisällä. Henkilötietoja voidaan kuitenkin siirtää näiden alueiden ulkopuolelle silloin, kun palveluntarjoajamme toimii kokonaan tai osittain kolmannessa maassa. Palveluntarjoajakohtaiset sijainnit ilmenevät kohdan 7 taulukosta.
Näissä tapauksissa huolehdimme tietosuojalainsäädännön edellyttämistä suojatoimista. Siirto perustuu Euroopan komission antamaan riittävää tietosuojan tasoa koskevaan päätökseen taikka komission hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin, joita täydennetään tarvittavassa laajuudessa teknisin, organisatorisin tai sopimuksellisin lisätoimin.
Jos haluat lisätietoja käytetyistä suojatoimista, ota yhteyttä kohdassa 2 mainittuun osoitteeseen.
Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä Selosteessa kuvattujen tarkoitusten toteuttamiseksi tai lakiin perustuvien velvoitteiden täyttämiseksi:
Palveluntarjoajien omissa järjestelmissä syntyvät ajonaikaiset lokit vanhenevat kyseisen palveluntarjoajan säilytyskäytännön mukaisesti.
Kirjanpitoaineiston säilytysajat perustuvat kirjanpitolakiin. Omaa kirjanpitoamme koskevat tositteet, kuten sinulle lähettämämme laskut, säilytämme samojen säilytysaikojen mukaisesti.
Voit poistaa tilisi Palvelun asetuksista. Poisto toteutuu välittömästi, eikä sitä voi peruuttaa. Koska kirjanpitoaineiston lakisääteinen säilytysvelvollisuus on yritykselläsi, Palvelu kehottaa siirtämään aineiston omaan haltuusi ennen poistoa. Varmuuskopioista tiedot poistuvat viimeistään vuoden kuluessa, kun kopiot vanhenevat kiertonsa mukaisesti.
Jos tilauksesi päättyy etkä poista tiliä, aineisto on siirrettävissä omaan haltuusi vielä 30 päivän ajan. Tämän jälkeen kirjanpitoaineisto arkistoidaan säilytysaikojen päättymiseen saakka ja poistetaan sitten. Muut tiedot poistetaan tilin sulkemisen yhteydessä.
Toteutamme asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi häviämiseltä, tuhoutumiselta, väärinkäytöltä sekä luvattomalta pääsyltä ja luovuttamiselta. Henkilötiedot on suojattu salauksella sekä siirron että säilytyksen aikana, ja jokaisen asiakasyrityksen aineisto on eriytetty muiden asiakkaiden aineistosta. Henkilötunnukset on suojattu erikseen, ja ne esitetään Palvelussa peitettyinä. Varmuuskopiot salataan ennen niiden siirtämistä tallennuspalveluun.
Pääsy henkilötietoihin on rajattu niihin henkilöihin, jotka tarvitsevat tietoja tehtäviensä hoitamiseksi, ja heitä sitoo salassapitovelvollisuus. Jokaisesta kirjauksesta tallentuu tieto tekijästä ja ajankohdasta.
Huomaathan, että asianmukaisetkaan toimenpiteet eivät voi estää kaikkia mahdollisia tietoturvaloukkauksia. Jos henkilötietoihin kohdistuu tietoturvaloukkaus, josta todennäköisesti aiheutuu riski oikeuksillesi ja vapauksillesi, ilmoitamme siitä tietosuojavaltuutetun toimistolle 72 tunnin kuluessa ja sinulle ilman aiheetonta viivytystä.
Tarkastusoikeus
Sinulla on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö henkilötietojasi, ja saada pääsy tietoihin. Näet tiedot Palvelusta, ja koko aineiston saat koneluettavassa muodossa Työkalut-sivun aineistoviennillä.
Oikaisuoikeus
Sinulla on oikeus saada virheelliset tiedot oikaistuiksi ja puutteelliset tiedot täydennetyiksi. Voit tehdä korjaukset itse Palvelussa tai pyytää meitä tekemään ne.
Oikeus tulla unohdetuksi
Sinulla on oikeus pyytää henkilötietojesi poistamista, jos niiden käsittelylle ei ole enää perustetta. Voit poistaa tilisi Palvelun asetuksista. Lakisääteisen säilytysvelvollisuuden alaista aineistoa emme voi poistaa kesken säilytysajan.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Sinulla on oikeus saada meille toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Sinulla on oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista tietyissä tilanteissa, esimerkiksi tietojen oikeellisuuden varmistamisen ajaksi.
Oikeus vastustaa käsittelyä
Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä silloin, kun se perustuu oikeutettuun etuumme, jos henkilökohtainen tilanteesi syrjäyttää tämän edun. Voit milloin tahansa vastustaa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksessa.
Oikeus peruuttaa suostumus
Jos käsittely perustuu suostumukseesi, voit peruuttaa sen milloin tahansa. Peruuttaminen ei vaikuta sitä edeltäneen käsittelyn lainmukaisuuteen.
Valitusoikeus
Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, joka Suomessa on tietosuojavaltuutetun toimisto (PL 800, 00531 Helsinki, tietosuoja.fi).
Voit käyttää oikeuksiasi lähettämällä pyynnön osoitteeseen tietosuoja@tilvia.app. Vastaamme pyyntöön viimeistään kuukauden kuluessa. Saatamme joutua pyytämään sinulta lisätietoja henkilöllisyytesi varmistamiseksi, jotta tietoja ei luovuteta sivulliselle.
Emme käytä seuranta-, analytiikka- emmekä mainosevästeitä, eikä sivustolla ole kolmansien osapuolten seurantaa.
Kirjautumisen jälkeen selaimen paikalliseen muistiin tallennetaan kirjautumisistunto ja Palvelun toiminnallinen tila. Julkinen etusivu ei tallenna laitteellesi tietoja. Kirjautumissivulla käytetään robottitunnistusta, joka estää tunnusten automaattisen kokeilun ja jonka yhteydessä palveluntarjoaja näkee IP-osoitteesi.
Kaikki käytettävät tekniikat ovat Palvelun toiminnan tai tietoturvan kannalta välttämättömiä, joten evästesuostumusta ei pyydetä.
Voimme päivittää Selostetta, jos se on tarpeen henkilötietojen käsittelyssä muuttuneiden toimintatapojen kuvaamiseksi. Ajantasainen versio ja päivityspäivä ovat aina tällä sivulla. Olennaisista muutoksista ilmoitamme etukäteen Palvelussa tai sähköpostitse.