Käyttöehdot

Nämä käyttöehdot muodostavat sopimuksen TilvIA Oy:n (Y-tunnus 3627224-3, Salontie 4, 33470 Ylöjärvi) ja Palvelua käyttävän yrityksen välillä. Käytetyt käsitteet on määritelty kohdassa 2.

Palvelu on tarkoitettu yrityskäyttöön. Käyttäjä toimii elinkeinonharjoittajana tai yrityksen puolesta, ei kuluttajana.

Ehdot hyväksytään tilauksen yhteydessä, ja ne ovat voimassa niin kauan kuin Asiakkaalla on tili Palvelussa. Hyväksyessään Ehdot Käyttäjä vakuuttaa, että hänellä on oikeus edustaa Asiakasta ja sitoa tämä Ehtoihin.

Sopimus muodostuu seuraavista asiakirjoista. Jos asiakirjat ovat keskenään ristiriidassa, niitä sovelletaan tässä järjestyksessä:

1. tilauksen yhteydessä vahvistetut tiedot
2. liite 1 (henkilötietojen käsittelysopimus), siltä osin kuin kyse on henkilötietojen käsittelystä
3. nämä Ehdot
4. liite 2 (kolmansien osapuolten palvelut)
5. Hinnasto

Palvelu on pilvipalveluna toimiva taloushallinto-ohjelmisto, joka automatisoi kirjanpitoa, laskutusta, palkanlaskentaa ja viranomaisilmoituksia sekä avustaa tekoälyn keinoin.

TilvIA ei ole tilitoimisto eikä toimi kirjanpito- tai palkanlaskentatoimeksiannon saajana. Palvelu ei anna vero-, laki- eikä sijoitusneuvontaa. Ohjelmiston tuottamat ehdotukset, laskelmat ja opasteet ovat apuvälineitä Asiakkaan oman päätöksenteon tueksi.

Asiakas vastaa kirjanpitovelvollisena kirjanpidostaan, verovelvollisena veroistaan, työnantajana työnantajavelvoitteistaan sekä rekisterinpitäjänä rekisterinpitäjän velvollisuuksistaan. Työnantajan vastuuseen kuuluvat myös työaikakirjanpito sekä lakien, työehtosopimusten ja muiden sopimusten tulkinta.

Asiakas vastaa viranomaisilmoitusten oikeellisuudesta sekä tarvittavien lupien ja valtuutusten hankkimisesta. Asiakas tarkistaa ja hyväksyy viranomaisilmoitukset ennen niiden lähettämistä.

Nämä vastuut ovat lakisääteisiä, eivätkä ne siirry TilvIAlle Palvelun käytön perusteella.

Automaattitoiminnot ovat käytössä vain, jos Asiakas ottaa ne itse käyttöön. Ne voi poistaa käytöstä milloin tahansa, ja niiden tekemät toimet näkyvät Palvelun lokissa.

Kun Asiakas ottaa automaation käyttöön, sen tekemät kirjaukset ja ilmoitukset katsotaan Asiakkaan itsensä tekemiksi ja niihin sovelletaan kohtaa 3.3.

TilvIA ei ole velvollinen havaitsemaan tai korjaamaan Asiakkaan Aineiston virheitä eikä tarkastamaan Asiakkaan antamia tietoja.

Palvelun automaattiset tarkistukset, poikkeamahavainnot ja muistutukset ovat apuvälineitä. Ne eivät muodosta TilvIAlle velvollisuutta havaita kaikkia virheitä tai puutteita, eikä niiden toimimatta jääminen siirrä Asiakkaan vastuuta TilvIAlle.

TilvIA ei vastaa Asiakkaan liiketoiminnallisista tai liikkeenjohdollisista ratkaisuista, kuten palkan ja osingon suhteesta, investointien ajoituksesta tai muusta verosuunnittelusta. Palvelun esittämät laskelmat ja vertailut ovat päätöksenteon tukea, ja päätöksen tekee ja siitä vastaa Asiakas.

AIla tuottaa Aineiston perusteella ehdotuksia, tarkistuksia ja vastauksia. Ehdotukset ovat luonteeltaan avustavia, eikä Asiakas ole velvollinen hyväksymään niitä.

AIlan käyttö edellyttää Asiakkaan antamaa suostumusta, jonka voi peruuttaa milloin tahansa Palvelun asetuksista. Ilman suostumusta tekoälytoiminnot eivät ole käytettävissä.

Asiakas tarkistaa AIlan tuottamat ehdotukset ennen niiden hyväksymistä. Hyväksytty ehdotus on Asiakkaan oma kirjaus tai ilmoitus, ja siihen sovelletaan kohtaa 3.3.

TilvIA ei vastaa vahingosta, joka aiheutuu siitä, että Asiakas on hyväksynyt virheellisen ehdotuksen tarkistamatta sitä.

Tekoäly voi tuottaa virheellisiä tai puutteellisia tuloksia, eikä TilvIA takaa ehdotusten oikeellisuutta. Viranomaisilmoituksia ei lähetetä tekoälyn päätöksellä, vaan aina Asiakkaan hyväksynnän perusteella tai Palvelun automaation mukaisesti. Automaation lähetyksistä ilmoitetaan Asiakkaalle etukäteen ennen lähetystä, ja Asiakas voi perua yksittäisen lähetyksen tai kytkeä automaation pois käytöstä Palvelun asetuksista.

Tekoälytoiminnot tuotetaan kolmannen osapuolen tekoälypalvelulla. TilvIA ei voi taata niiden saatavuutta, jos käyttö estyy TilvIAsta riippumattomasta syystä. Tällaisia syitä ovat esimerkiksi lainsäädännön tai viranomaismääräyksen muutos, vienti- tai tuontirajoitus, pakote taikka palveluntarjoajan oma päätös rajoittaa palvelun tarjoamista jollakin alueella.

Tällaisessa tilanteessa TilvIAlla on oikeus korvata tekoälypalvelun tuottaja toisella, rajoittaa tekoälytoimintoja tai poistaa ne käytöstä. Toimenpide ei ole sopimusrikkomus, ja siitä ilmoitetaan Asiakkaalle ilman aiheetonta viivytystä.

Palvelun muut toiminnot eivät edellytä tekoälyä. Kirjanpito, laskutus, palkanlaskenta, raportointi ja viranomaisilmoitukset ovat käytettävissä myös silloin, kun tekoälytoiminnot eivät ole käytössä.

Jos tekoälytoiminnot poistuvat pysyvästi käytöstä, Asiakas saa irtisanoa sopimuksen päättymään välittömästi ilmoittamalla siitä kolmenkymmenen (30) päivän kuluessa TilvIAn ilmoituksesta. Tällöin Asiakkaalle palautetaan jo maksetut maksut siltä osin kuin ne kohdistuvat irtisanomisen jälkeiseen aikaan.

Tilaus alkaa, kun Asiakas valitsee paketin ja antaa maksutiedot. Tilaus jatkuu automaattisesti laskutusjaksoittain, kunnes se irtisanotaan.

Uuteen tilaukseen sisältyy maksuton kokeilujakso, joka päättyy tilauksen yhteydessä kerrottuun määräaikaan tai kerrottuun tositemäärään sen mukaan, kumpi täyttyy ensin.

Kun kokeilujakson tositemäärä on täyttynyt, uusien tositteiden luonti estyy, kunnes Asiakas aloittaa maksullisen jakson. Asiakas voi tällöin valita paketin ja aloittaa maksullisen jakson välittömästi, jolloin veloitus alkaa siitä hetkestä.

Veloitus alkaa vasta kokeilujakson jälkeen, ja tilauksen voi perua kokeilun aikana ilman veloitusta. Kokeilujakson aikana pakettia ei koroteta automaattisesti.

Tilauksen alkaessa Asiakkaalle luodaan tili, johon kirjaudutaan sähköpostiin lähetetyllä aktivointilinkillä ja sen jälkeen vahvalla kirjautumisvälineellä.

Palvelua saa käyttää vain täysi-ikäinen, oikeustoimikelpoinen ja Asiakkaan valtuuttama henkilö. Asiakas vastaa siitä, että sen käyttäjätunnukset ja kirjautumisvälineet ovat vain valtuutettujen henkilöiden hallussa ja että sen Käyttäjät noudattavat Ehtoja.

Palvelu hinnoitellaan kuukausipaketteina kulloinkin voimassa olevan hinnaston mukaan. Hinnat ilmoitetaan ilman arvonlisäveroa, ja niihin lisätään kulloinkin voimassa oleva arvonlisävero.

Maksu veloitetaan kuukausittain etukäteen Asiakkaan antamalta maksuvälineeltä maksunvälittäjän kautta. Pakettiin sisältyvän kiintiön ylittävistä verkkolaskuista veloitetaan Hinnaston mukainen kappalehinta jälkikäteen.

Jos maksu veloitetaan poikkeuksellisesti laskulla, maksuehto on neljätoista (14) päivää laskun päiväyksestä. Laskua koskevat huomautukset on tehtävä kirjallisesti kahdeksan (8) päivän kuluessa laskun päiväyksestä.

Asiakas voi vaihtaa suurempaan pakettiin milloin tahansa. Hinnanerotus veloitetaan seuraavan laskun yhteydessä ja vain siltä osalta laskutusjaksoa, jonka aikana suurempi paketti on ollut käytössä.

Asiakas voi siirtyä pienempään pakettiin, kun sekä kuluvan että edellisen kalenterikuukauden käyttö mahtuu pienemmän paketin kiintiöön. Pienemmän paketin hinta tulee voimaan seuraavasta laskutusjaksosta, eikä jo alkaneesta jaksosta hyvitetä.

Jos Asiakkaan kalenterikuukauden tositemäärä ylittää paketin kiintiön, TilvIA siirtää tilauksen seuraavaan pakettiin, jonka kiintiö riittää kattamaan käytön.

Siirrosta ilmoitetaan Asiakkaalle sähköpostitse, ja hinnanerotus veloitetaan vain niiltä päiviltä, joina suurempi paketti on käytössä. Automaattista siirtoa ei tehdä maksuttoman kokeilujakson aikana. Asiakas voi siirron jälkeen palata pienempään pakettiin kohdan 6.4 mukaisesti.

Hinnaston muutoksista ilmoitetaan vähintään 30 päivää etukäteen Palvelussa tai sähköpostitse. Jatkamalla käyttöä muutoksen voimaantulon jälkeen Asiakas hyväksyy uuden hinnaston.

Viivästyneille maksuille TilvIA voi periä korkolain mukaisen viivästyskoron ja kohtuulliset perintäkulut. Jos veloitus epäonnistuu toistuvasti, TilvIA voi muistutuksen jälkeen rajoittaa Palvelun käyttöä, kunnes maksut ovat kunnossa. Asiakkaan Aineisto on rajoituksen aikanakin vietävissä.

TilvIA voi veloittaa erikseen työstä, joka ei sisälly Palveluun. Tällaista on esimerkiksi aineiston tuonti toisesta järjestelmästä, erikseen tilattu käyttöönottotuki ja Asiakkaan pyynnöstä tehtävä selvitystyö. Lisätyöstä ja sen hinnasta sovitaan etukäteen kirjallisesti.

Asiakas vastaa siitä, että sen Palveluun tallentama Aineisto on oikeaa ja ajantasaista ja että Asiakkaalla on oikeus käsitellä sitä Palvelussa. Asiakas vastaa antamiensa tietojen, valtuutusten ja hyväksyntöjen oikeellisuudesta.

Asiakas käyttää Palvelua lainsäädännön ja hyvän tavan mukaisesti. Palvelua ei saa käyttää lainvastaiseen toimintaan, eikä siihen saa kohdistaa tietoturvaa vaarantavia toimia, kuten murtautumisyrityksiä, haittaohjelmia tai poikkeuksellista teknistä kuormaa.

Palvelua ei saa jälleenmyydä eikä tarjota kolmansille ilman TilvIAn etukäteistä kirjallista suostumusta.

Asiakas vastaa omista laitteistaan, tietoliikenneyhteyksistään ja niiden tietoturvasta sekä siitä, että sen kirjautumisvälineet ovat vain valtuutettujen henkilöiden hallussa.

Osapuolet tiedostavat, ettei sähköpostiviestintä ole salattua eikä sen perillemenoa muuttumattomana voida taata. Osapuoli ei vastaa vahingosta, joka aiheutuu sähköisen viestinnän häiriöstä tai viivästyksestä.

Viranomaisilmoitusten lähettäminen ja viranomaistietojen haku edellyttävät, että Asiakas hankkii ja pitää voimassa tarvittavat valtuutukset, kuten Suomi.fi-valtuudet ja pankkiyhteyden valtuutuksen. Puuttuva tai vanhentunut valtuutus estää toiminnon, eikä TilvIA vastaa tästä aiheutuvasta viivästyksestä.

TilvIA ei ole maksulaitos eikä toteuta maksuja Asiakkaan puolesta. Palvelu voi muodostaa maksuaineiston, mutta maksun hyväksyy ja toteuttaa Asiakas omassa pankissaan.

Asiakas vastaa kolmansien osapuolten vaateista, jotka johtuvat Asiakkaan Aineistosta tai Palvelun Ehtojen vastaisesta käytöstä.

Asiakas vakuuttaa, että Asiakas, sen omistajat, tosiasialliset edunsaajat ja johtohenkilöt eivät ole EU:n, YK:n, Suomen tai Yhdysvaltojen pakotteiden kohteena, ja sitoutuu ilmoittamaan TilvIAlle viipymättä, jos tilanne muuttuu.

TilvIAlla on oikeus keskeyttää Palvelu tai purkaa sopimus välittömästi, jos sopimuksen täyttäminen olisi pakotteiden vuoksi kiellettyä tai jos tämä vakuutus ei pidä paikkaansa.

Kaikki Asiakkaan Palveluun tallentama Aineisto on Asiakkaan omaisuutta. TilvIA saa käsitellä Aineistoa vain Palvelun tuottamiseksi ja kehittämiseksi Ehtojen mukaisesti. Asiakas voi viedä Aineistonsa Palvelusta koneluettavassa muodossa milloin tahansa.

Siltä osin kuin Aineisto sisältää henkilötietoja, joiden rekisterinpitäjä Asiakas on, käsittelystä sovitaan liitteen 1 henkilötietojen käsittelysopimuksessa. TilvIAn omasta henkilötietojen käsittelystä kerrotaan tietosuojaselosteessa.

TilvIA saa käyttää Palvelun käytöstä syntyvää tietoa anonymisoituna ja tilastollisena Palvelun kehittämiseen, tietoturvaan ja toimialatason analyyseihin siten, ettei yksittäinen asiakas tai henkilö ole tunnistettavissa.

TilvIA pyrkii pitämään Palvelun jatkuvasti käytettävissä, mutta ei takaa keskeytyksetöntä tai virheetöntä toimintaa. TilvIA voi tehdä huoltotöitä ja päivityksiä, jotka voivat aiheuttaa lyhyitä katkoja. Merkittävistä suunnitelluista katkoista pyritään ilmoittamaan etukäteen.

Palvelu tarjotaan sellaisena kuin se kulloinkin on. TilvIA ei takaa, että Palvelu soveltuu johonkin Asiakkaan erityiseen tarkoitukseen tai täyttää Asiakkaan yksilölliset vaatimukset.

TilvIA voi tilapäisesti keskeyttää Palvelun tai rajata pääsyä, jos se on välttämätöntä tietoturvan varmistamiseksi tai väärinkäytöksen estämiseksi. Keskeytyksestä ilmoitetaan Asiakkaalle ilman aiheetonta viivytystä.

Tukea saa Palvelusta ja sähköpostitse. Tuki palvelee ohjelmiston käytössä, ei kirjanpidollisissa tai juridisissa toimeksiannoissa.

Palvelua kehitetään jatkuvasti, ja sen ominaisuudet voivat muuttua. Olennaisista heikennyksistä ilmoitetaan etukäteen.

Palvelu on riippuvainen kolmansien osapuolten palveluista, jotka on kuvattu liitteessä 2. Näiden häiriöt eivät ole TilvIAn hallinnassa, eikä TilvIA vastaa niistä.

TilvIA voi käyttää Palvelun tuottamisessa alihankkijoita ja vastaa niiden työstä kuin omastaan. Henkilötietojen alikäsittelijöistä sovitaan liitteessä 1.

TilvIAlla on oikeus vaihtaa käyttämänsä palveluntarjoaja tai alihankkija toiseen. Jos palveluntarjoajan käyttö estyy TilvIAsta riippumattomasta syystä, sovelletaan kohtaa 4.4 tekoälypalvelun osalta ja muilta osin kohtaa 15.1.

Palvelu, sen ohjelmisto, ulkoasu ja materiaalit ovat TilvIA Oy:n tai sen lisenssinantajien omaisuutta, ja kaikki oikeudet niihin pidätetään. Asiakas saa Palveluun Ehtojen mukaisen, tilauksen ajan voimassa olevan käyttöoikeuden.

Asiakas ei saa purkaa Palvelua osiin, kääntää sitä takaisin lähdekoodiksi eikä muutoin selvittää sen valmistustapaa muutoin kuin pakottavan lain sallimassa laajuudessa.

Asiakas ei saa kopioida Palvelua tai sen osaa, luoda siitä johdannaisia teoksia eikä käyttää Palvelua tai siitä saatuja tietoja kilpailevan tuotteen kehittämiseen. Palvelusta ei saa poistaa omistusoikeutta koskevia merkintöjä eikä sitä saa hakea automatisoidusti muutoin kuin TilvIAn tarjoamien rajapintojen kautta.

TilvIA saa hyödyntää Asiakkaan antamaa Palvelua koskevaa palautetta ja kehitysehdotuksia korvauksetta Palvelun kehittämisessä.

TilvIA saa mainita Asiakkaan nimen referenssinään tavanomaisessa myynti- ja markkinointiviestinnässään, ellei Asiakas kiellä tätä ilmoittamalla siitä TilvIAlle. Asiakkaan logon tai asiakastarinan käyttö edellyttää aina Asiakkaan etukäteistä suostumusta.

Kumpikin Osapuoli pitää salassa toiselta saamansa luottamukselliset tiedot eikä käytä niitä muuhun kuin sopimuksen mukaisiin tarkoituksiin. Asiakkaan Aineisto on Asiakkaan luottamuksellista tietoa.

Salassapito ei koske tietoa, joka on julkista tai jonka luovuttamista laki tai viranomainen edellyttää. Salassapitovelvollisuus on voimassa vielä viisi (5) vuotta sopimuksen päättymisen jälkeen.

Virheestä on ilmoitettava TilvIAlle viipymättä sen havaitsemisesta ja viimeistään neljäntoista (14) päivän kuluessa. TilvIAn ensisijainen velvollisuus virhetilanteessa on korjata virhe kohtuullisessa ajassa.

Jos Asiakas laiminlyö ilmoituksen virheestä, jonka se on havainnut tai joka sen olisi kohtuudella pitänyt havaita, Asiakkaalla ei ole oikeutta esittää virheen perusteella vaatimuksia.

TilvIA ei vastaa välillisistä tai epäsuorista vahingoista, kuten saamatta jääneestä voitosta, liiketoiminnan keskeytymisestä tai tiedon menetyksestä siltä osin kuin Aineisto on ollut Asiakkaan vietävissä.

Koska vastuu kirjanpidosta ja ilmoituksista on lain mukaan Asiakkaalla (kohta 3.3), TilvIA ei vastaa veroseuraamuksista, viivästysmaksuista eikä muista viranomaisseuraamuksista.

TilvIAn kokonaisvastuu kaikista vahingoista on enintään Asiakkaan vahinkoa edeltäneiden kuuden (6) kuukauden aikana maksamien palvelumaksujen määrä. Rajoitukset eivät koske tahallisesti tai törkeällä huolimattomuudella aiheutettua vahinkoa eivätkä pakottavan lain mukaista vastuuta.

Näiden Ehtojen vastuunrajoitukset ovat voimassa myös TilvIAn henkilöstön, johtohenkilöiden, osakkeenomistajien ja alihankkijoiden hyväksi. Asiakas ei esitä näille tahoille suoraan vaatimuksia asiasta, joka kuuluu tämän sopimuksen soveltamisalaan.

Jos kolmas osapuoli esittää Osapuolelle Palveluun perustuvan vaatimuksen, siitä on ilmoitettava toiselle Osapuolelle viipymättä. Näiden Ehtojen vastuunrajoituksia sovelletaan myös silloin, kun vaatimus tulee TilvIAlle kolmannen osapuolen kautta.

Sopimukseen perustuva vaade on esitettävä toiselle Osapuolelle kirjallisesti ja eriteltynä kuuden (6) kuukauden kuluessa siitä, kun vaateen peruste havaittiin tai se olisi pitänyt havaita.

Vaadetta ei voi esittää enää sen jälkeen, kun kyseisen Palvelun toimittamisesta on kulunut kolme (3) vuotta, riippumatta siitä milloin peruste havaittiin. Määräajan jälkeen esitetty vaade raukeaa.

Sopimus on voimassa toistaiseksi. Asiakas voi irtisanoa tilauksen milloin tahansa Palvelusta, jolloin tilaus päättyy kuluvan laskutusjakson lopussa. Jo maksettuja maksuja ei palauteta. TilvIA voi irtisanoa sopimuksen 30 päivän varoitusajalla.

Sopimus voidaan erikseen sopia määräaikaiseksi. Määräaikaista sopimusta ei voi irtisanoa kesken sopimuskauden, ja se jatkuu sopimuskauden jälkeen toistaiseksi voimassa olevana, ellei sitä irtisanota viimeistään kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä.

TilvIA voi purkaa sopimuksen välittömästi, jos Asiakas rikkoo Ehtoja olennaisesti eikä korjaa rikkomusta kohtuullisessa ajassa huomautuksesta, tai jos maksut ovat olennaisesti myöhässä muistutuksesta huolimatta.

Sopimuksen päättyessä Asiakasta kehotetaan viemään Aineistonsa Palvelusta. Aineisto on vietävissä maksutta vielä 30 päivän ajan tilauksen päättymisestä. Jos Asiakas haluaa jatkaa pääsyä Palveluun tämän jakson jälkeen, TilvIA veloittaa jatketusta pääsystä hinnaston mukaisen kuukausimaksun.

Tämän jälkeen tili suljetaan ja kirjanpitoaineisto arkistoidaan kirjanpitolain mukaisten säilytysaikojen päättymiseen saakka, minkä jälkeen se poistetaan. Muut tiedot poistetaan tilin sulkemisen yhteydessä.

Arkistoidun aineiston palauttamisesta TilvIA veloittaa hinnaston mukaisen maksun. Maksu veloitetaan vain, jos Asiakas ei ole ottanut Aineistoa talteen ennen sopimuksen päättymistä eikä edellä mainitun 30 päivän jakson aikana. Ajoissa viedystä Aineistosta ei veloiteta mitään.

Asiakas voi milloin tahansa pyytää Aineistonsa poistamista tätä aikaisemmin. Poisto on peruuttamaton, ja kirjanpitoaineiston lakisääteinen säilytysvelvollisuus jää tällöin Asiakkaalle itselleen.

Kohdat, joiden on luonteensa vuoksi tarkoitus jäädä voimaan, muun muassa salassapito (11), vastuunrajoitukset ja vastuun kanavointi (12.2–12.5) sekä vaateiden esittämisaika (12.6), jäävät voimaan sopimuksen päättymisen jälkeenkin.

TilvIA voi päivittää Ehtoja. Olennaisista muutoksista ilmoitetaan vähintään 30 päivää etukäteen Palvelussa tai sähköpostitse. Jatkamalla Palvelun käyttöä muutosten voimaantulon jälkeen Asiakas hyväksyy ne.

Jos Asiakas ei hyväksy muutosta, se voi irtisanoa tilauksen ennen muutoksen voimaantuloa. Vähäiset muutokset, jotka eivät heikennä Asiakkaan asemaa, voivat tulla voimaan heti.

Kumpikaan Osapuoli ei vastaa viivästyksestä tai vahingosta, joka johtuu ylivoimaisesta esteestä, kuten sodasta, luonnonilmiöstä, tulipalosta, lakosta tai viranomaisen määräyksestä.

Ylivoimaiseksi esteeksi katsotaan myös viranomaisen tai pankin rajapinnan virhe, katkos tai olennainen muutos, verkkolaskuoperaattorin häiriö, laaja tietoliikenne- tai sähköhäiriö, Palvelun tuottamiseen käytetyn pilvipalvelun keskeytys sekä vienti- tai tuontirajoitus taikka pakote, joka estää Palvelun tai sen osan tuottamisen. Esteestä ja sen arvioidusta kestosta on ilmoitettava toiselle Osapuolelle ilman aiheetonta viivytystä.

Jos este jatkuu yhtäjaksoisesti yli kolme (3) kuukautta, kumpikin Osapuoli saa irtisanoa sopimuksen päättymään välittömästi ilman korvausvelvollisuutta.

TilvIA voi siirtää sopimuksen liiketoimintakaupan tai muun yritysjärjestelyn yhteydessä. Asiakas ei voi siirtää sopimusta ilman TilvIAn suostumusta.

Ilmoitukset toimitetaan Palvelussa tai Asiakkaan ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen. Sähköpostitse lähetetty ilmoitus katsotaan vastaanotetuksi lähetyspäivänä ja kirjeitse lähetetty seitsemäntenä päivänä lähettämisestä.

Asiakas vastaa siitä, että sen ilmoittama sähköpostiosoite on ajan tasalla.

Se, ettei Osapuoli vetoa oikeuteensa, ei tarkoita siitä luopumista. Jos jokin ehto todetaan pätemättömäksi, muut ehdot jäävät voimaan.

Kohdassa 1.4 luetellut asiakirjat muodostavat Osapuolten koko sopimuksen ja korvaavat aiemmat sitä koskevat neuvottelut ja tarjoukset. Ristiriitatilanteessa noudatetaan kohdan 1.4 etusijajärjestystä.

Sopimukseen sovelletaan Suomen lakia.

Erimielisyydet pyritään ratkaisemaan ensi sijassa neuvottelemalla. Muutoin ne ratkaistaan Pirkanmaan käräjäoikeudessa.

Asiakas toimii rekisterinpitäjänä ja TilvIA henkilötietojen käsittelijänä niiden henkilötietojen osalta, jotka sisältyvät Asiakkaan Palveluun tallentamaan Aineistoon.

Käsittelyn kohteena on taloushallintopalvelun tuottaminen Ehtojen mukaisesti, ja käsittely jatkuu sopimuksen voimassaolon ajan.

Käsittelyyn kuuluu tietojen tallentaminen, järjestäminen, analysointi ja siirtäminen kirjanpidon, laskutuksen, palkanlaskennan, raportoinnin ja viranomaisilmoitusten toteuttamiseksi. Siihen sisältyy myös tekoälyavusteinen käsittely Asiakkaan valintojen mukaisesti.

Käsiteltäviä henkilötietoja ovat muun muassa työntekijöiden yksilöinti-, palkka- ja verotiedot mukaan lukien henkilötunnukset, matkalaskutiedot sekä asiakkaiden ja toimittajien yhteys- ja laskutustiedot.

Aineistoon voi sisältyä myös erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja, jos Asiakas tallentaa palkanlaskennassa poissaolotietoja tai ammattiliiton jäsenmaksun perinnän. Asiakas vastaa rekisterinpitäjänä näiden tietojen käsittelyn oikeusperusteesta.

Rekisteröityjä ovat Asiakkaan työntekijät, asiakkaat, toimittajat ja muut Aineistossa esiintyvät henkilöt.

TilvIA sitoutuu käsittelemään henkilötietoja yksinomaan Asiakkaan lukuun ja tämän dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti. Ohjeet muodostuvat Ehdoista, Palvelun toimintojen käytöstä ja Asiakkaan tekemistä asetuksista.

TilvIA on velvollinen ilmoittamaan Asiakkaalle, jos se katsoo ohjeen rikkovan tietosuojalainsäädäntöä.

Osapuolet sopivat erikseen uusista ohjeista, jotka poikkeavat Palvelun toiminnoista. TilvIA on tällöin oikeutettu veloittamaan toteutuksesta hinnaston mukaisesti tai kieltäytymään, jos ohjetta ei voida teknisesti toteuttaa.

TilvIA vastaa siitä, että henkilötietoja käsittelevät henkilöt ovat sitoutuneet salassapitoon tai että heitä koskee lakisääteinen salassapitovelvollisuus.

TilvIA sitoutuu toteuttamaan tietosuoja-asetuksen 32 artiklan edellyttämät tekniset ja organisatoriset toimenpiteet. Näihin kuuluvat salaus, pääsynhallinta, asiakaskohtainen eristys ja varmuuskopiointi. Toimenpiteet on kuvattu tarkemmin tietosuojaselosteessa.

Asiakas antaa TilvIAlle yleisen ennakkoluvan käyttää alikäsittelijöitä seuraavien tehtävien hoitamiseen: konesali- ja alustapalvelut, tekoälykäsittely, verkkolaskujen välitys, pankkiyhteys, maksunvälitys, robottitunnistus ja sähköpostien lähetys. Ajantasainen luettelo alikäsittelijöistä on tietosuojaselosteessa ja saatavilla pyynnöstä.

TilvIA on velvollinen ilmoittamaan olennaisista muutoksista vähintään 30 päivää etukäteen. Asiakas on oikeutettu vastustamaan muutosta irtisanomalla sopimuksen ennen muutoksen voimaantuloa.

TilvIA sitoutuu asettamaan alikäsittelijöilleen tätä liitettä vastaavat velvoitteet ja vastaa niiden työstä kuin omastaan. EU:n ulkopuolisiin siirtoihin TilvIA soveltaa komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita tai muuta tietosuoja-asetuksen V luvun mukaista suojamekanismia.

TilvIA sitoutuu avustamaan Asiakasta rekisteröityjen oikeuksia koskeviin pyyntöihin vastaamisessa sekä tietosuoja-asetuksen 32–36 artiklan mukaisten velvoitteiden täyttämisessä. Avustamisessa otetaan huomioon käsittelyn luonne ja TilvIAn saatavilla olevat tiedot.

Ensisijaisia keinoja ovat Palvelun itsepalvelutoiminnot, kuten aineiston vienti, tietojen oikaisu ja tilin poisto. Ne ovat Asiakkaalle maksuttomia.

Muusta selvitys- ja avustustyöstä TilvIA on oikeutettu veloittamaan hinnaston mukaisen maksun, josta Osapuolet sopivat etukäteen.

TilvIA on velvollinen ilmoittamaan Asiakkaalle ilman aiheetonta viivytystä, jos Asiakkaan Aineistoon kohdistuu henkilötietojen tietoturvaloukkaus.

Ilmoituksessa annetaan käytettävissä olevat tiedot loukkauksen luonteesta, siihen liittyvistä henkilötietoryhmistä ja rekisteröityjen arvioidusta määrästä, todennäköisistä seurauksista sekä toteutetuista ja ehdotetuista toimenpiteistä. Puuttuvat tiedot TilvIA toimittaa heti, kun ne ovat saatavilla.

Sopimuksen päättyessä TilvIA sitoutuu mahdollistamaan Aineiston viennin.

Tämän jälkeen TilvIA käsittelee henkilötietoja vain Ehtojen kohdan 13.3 mukaisesti. Kirjanpitoaineisto arkistoidaan Asiakkaan tässä liitteessä antaman dokumentoidun ohjeen perusteella kirjanpitolain säilytysaikojen päättymiseen saakka ja poistetaan sen jälkeen. Muut henkilötiedot poistetaan tilin sulkemisen yhteydessä.

Asiakkaan pyynnöstä tiedot poistetaan aikaisemmin. Asiakas on oikeutettu saamaan poistosta pyynnöstä kirjallisen vahvistuksen.

TilvIA on velvollinen antamaan Asiakkaalle pyynnöstä kohtuulliset tiedot, jotka ovat tarpeen tämän liitteen velvoitteiden noudattamisen osoittamiseksi.

Asiakas on oikeutettu auditoimaan käsittelyn kerran vuodessa omalla kustannuksellaan. Auditoinnista on ilmoitettava vähintään 30 päivää etukäteen, ja se toteutetaan virka-aikana Palvelun tuotantoa häiritsemättä. Auditoijan on sitouduttava salassapitoon, eikä auditoija saa olla TilvIAn kilpailija.

Auditointi ei saa vaarantaa liikesalaisuuksia eikä muiden asiakkaiden tietoja. Ensisijaisesti hyödynnetään TilvIAn toimittamia selvityksiä.

Rekisteröity voi ottaa yhteyttä suoraan TilvIAan Aineistoon sisältyvistä tiedoistaan. TilvIA ei tällöin ota pyyntöön kantaa eikä ratkaise sitä, koska rekisterinpitäjä on Asiakas.

TilvIA on velvollinen välittämään pyynnön Asiakkaalle ilman aiheetonta viivytystä ja kertomaan rekisteröidylle, että pyyntö on osoitettava rekisterinpitäjälle. Sama koskee tietosuojaselosteessa mainittua yhteysosoitetta.

TilvIA on oikeutettu käyttämään Palvelun käytöstä syntyvää tietoa anonymisoituna ja tilastollisena Ehtojen kohdan 8.3 mukaisesti. Anonymisoitu tieto ei ole henkilötietoa, eikä sen käyttö ole tässä liitteessä tarkoitettua henkilötietojen käsittelyä.

Muuhun kuin Ehdoissa ja tässä liitteessä kuvattuun tarkoitukseen TilvIA ei käytä Asiakkaan Aineistoa.

Osapuolet sopivat, että Ehtojen kohdan 12 vastuunrajoituksia sovelletaan myös tähän liitteeseen ja sen perusteella esitettyihin vaatimuksiin.

Jos Osapuoli joutuu korvaamaan rekisteröidylle vahingon, joka on aiheutunut toisen Osapuolen velvoitteiden rikkomisesta, se on oikeutettu perimään maksamansa osuuden toiselta Osapuolelta tietosuoja-asetuksen 82 artiklan mukaisesti.